Privacybeleid

Privacy Statement

Datum laatste wijziging: 30 september 2020

Een verwijzing naar ‘COLENIS’, wij’, ‘ons’ of het ‘Bedrijf’ is een verwijzing naar KONTEX BVBA en de relevante bij de verwerkingsactiviteit betrokken verbonden onderneming.

Jouw privacy is een serieuze zaak. Zeker op internet, waar niet altijd even duidelijk is wat wel en niet over je bekend is of wordt. Als verwerker verzamelen, bewaren en gebruiken wij veel persoonsgegevens van jou. Wij vinden het belangrijk te laten weten wat er met die gegevens gebeurt. COLENIS respecteert jouw privacy en zorgt ervoor dat jouw persoonlijke gegevens strikt vertrouwelijk blijven.

In dit Privacy Statement informeren wij jou op een heldere en transparante wijze over de manier waarop COLENIS persoonsgegevens verwerkt. Uiteraard worden deze persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt COLENIS zich aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Lees dit Privacy Statement zorgvuldig door om te begrijpen hoe wij tot de persoon te herleiden informatie (‘persoonsgegevens’) verzamelen, gebruiken, delen en verwerken, en welke rechten en keuzes je hebt met betrekking tot onze verwerking van jouw persoonsgegevens.

Privacy Statement COLENIS

KONTEX BVBA

Moerlei 49, 2610 Antwerpen
T: +32488242204
E: info@colenis.com

De Functionaris Gegevensbescherming van COLENIS is bereikbaar via info@colenis.com.

 

 

 

 

 

 

Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens (doel)?

Het doel van de verwerking van jouw persoonsgegevens is:

  • Om jou van een juist advies te kunnen voorzien, wanneer jij onze (web)winkel bezoekt;
  • Voor de uitvoering van de koopovereenkomst en jou te voorzien van alle informatie omtrent de geplaatste bestelling;
  • Voor het afhandelen van eventuele klachten;
  • Wanneer je contact hebt met COLENIS. Dit contact kan telefonisch zijn maar hieronder verstaan wij ook als je ons via e-mail benadert, het contactformulier invult, gebruik maakt van de chatfunctie, meedoet aan enquêtes, prijsvragen of (panel)onderzoeken, gebruik maakt van onze websites, inlogt op je account, je aanmeldt voor nieuwsbrieven of ons via social media benadert;
  • Voor interne analyses voor procesverbetering, de ontwikkeling van producten en diensten en marktonderzoek;
  • Om jou van onze (nieuwe) producten en diensten op de hoogte te houden, rechtstreeks maar ook bijvoorbeeld door campagnes via social media, waarbij COLENIS rekening probeert te houden met voorkeuren op basis van afgenomen producten en interesses op basis van met jouw toestemming vastgelegd gebruik van onze websites;
  • Als je met onze afdeling Klantenservice telefonisch contact hebt, nemen wij het gesprek op voor trainingsdoeleinden;
  • Als je onze webwinkel bezoekt, plaatsen wij tracking cookies op het apparaat waarmee je ons hebt bezocht.
  • Onze sociale media-pagina’s bezoekt;
  • Ons hoofdkantoor bezoekt;
  • Om contact met jou op te nemen indien je een leverancier of een externe partner van COLENIS vertegenwoordigd;
  • Je deelneemt aan een winactie of een soortgelijke actie.

Onze websites en diensten kunnen links bevatten naar andere websites, applicaties en diensten die door derden onderhouden worden, bijvoorbeeld Google. De informatiepraktijken van zulke andere diensten of van sociale media-netwerken die de sociale media-pagina’s van ons merk hosten, worden beheerst door de Privacy Statements van deze derde partijen. Je kunt deze doornemen om de privacy praktijken van de derde partijen beter te begrijpen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van jou?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

  • Persoonsgegevens die wij verwerken wanneer je een (potentiële) klant van ons bent

Dit betreffen persoonsgegevens die nodig zijn voor het aanbieden van onze producten, zoals: voor- en achternaam (voorletters), geslacht, e-mailadres (werk en privé), telefoonnummer (werk en privé), declaratieadres, en alle andere informatie die je in het kader van de overeenkomst aan ons verstrekt. Wij houden daarnaast bij welke producten je hebt gekocht, en wanneer je bestelling is geleverd. Ook kunnen wij jouw voorkeuren vastleggen.

Wij bieden onze klanten de mogelijkheid om via onze website in te loggen. Voordat je hiervan gebruikt kunt maken, moet je een account aanmaken. Hiervoor verwerken wij jouw e-mailadres en jouw wachtwoord. Wij loggen het gebruik van deze portals en houden bij wanneer met een bepaald e-mailadres is ingelogd. Je wachtwoord wordt encrypted verwerkt.

  • Persoonsgegevens die u verstrekt wanneer u contact met ons opneemt

Dit betreffen persoonsgegevens die je invult op het contactformulier op onze website of de persoonsgegevens die je verstrekt wanneer je telefonisch, per e-mail of op een andere wijze contact met ons opneemt. Dit kunnen bijvoorbeeld je naam, e-mailadres en overige gegevens zijn, die je verstrekt wanneer u een vraag, verzoek of klacht indient.

  • Persoonsgegevens die wij ontvangen of genereren door het gebruik van onze webshop, via onze nieuwsbrieven of door deelname aan een actie

Wanneer je gebruik maakt van onze webshop of wanneer u onze e-mails leest en hierop klikt, kunnen wij persoonsgegevens verwerken die in kaart brengen hoe jij met de door ons verstrekte informatie omgaat.

Facebook als gezamenlijk verantwoordelijke

Facebook Ireland is een gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke van de gezamenlijke verwerking en de informatie die wordt vereist volgens artikel 13(1)(a) en (b) van de AVG is te vinden in het Gegevensbeleid van Facebook Ireland via https://www.facebook.com/about/privacy.

Wij maken gebruiken van Toepasselijke producten van Facebook en de doeleinden waarvoor de verzameling en overdracht van Persoonsgegevens die de Gezamenlijke verwerking vormt, vinden plaats zoals beschreven in de Toepasselijke productvoorwaarden van Facebook. Dat verdere informatie over hoe Facebook Ireland Persoonsgegevens verwerkt, inclusief de rechtsgrond waarop Facebook Ireland zich baseert en de manieren om jouw rechten tegenover Facebook Ireland uit te oefenen, is te vinden in het gegevensbeleid van Facebook Ireland op https://www.facebook.com/about/privacy.

  • Persoonsgegevens die je verstrekt in het kader van een zakelijke relatie die wij met jou hebben

Ook wanneer je geen klant bij ons bent kunnen wij jouw persoonsgegevens verwerken. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer je een leverancier van ons bent. In dat geval leggen wij bijvoorbeeld de volgende persoonsgegevens vast: voor- en achternaam (voorletters), e-mailadres (werk en privé), telefoonnummer (werk en privé), naam van de organisatie waar u werkzaam bent, gegevens over de geleverde goederen en diensten en de afhandeling daarvan.

  • Persoonsgegevens uit openbare bronnen

Wanneer je contact met ons opneemt of wanneer je een klant van ons bent kunnen wij persoonsgegevens van jou verwerken die wij krijgen uit (openbare) bronnen zoals zakelijke websites zoals LinkedIn, het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster.

Verstrekking van persoonlijke gegevens; mogelijke gevolgen van niet-levering

We willen jou erop wijzen dat het verstrekken van persoonsgegevens deels wettelijk verplicht is (bijv. vanwege belastingregels) of ook kan voortvloeien uit de koopovereenkomst (bijv. informatie over het leveradres). Het niet verstrekken van persoonsgegevens heeft tot gevolg dat wij geen overeenkomst met jou aan kunnen gaan.

 

Wat is de grondslag voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Wij mogen uitsluitend persoonsgegevens verwerken als hiervoor een wettelijke grondslag bestaat. Als je een (potentiële) klant van ons bent verwerken wij jouw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst die wij met je aangaan of zijn aangegaan.

Wij kunnen ook persoonsgegevens verwerken omdat wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben. Wij hebben bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang om onze producten onder de aandacht te brengen bij onze klanten of om onze dienstverlening en producten te verbeteren. Daarnaast hebben wij er een belang bij om jouw te voorzien van een passend advies. Wanneer wij persoonsgegevens verwerken omdat wij daarbij een gerechtvaardigd belang hebben, gaan wij eerst zorgvuldig na of jouw belangen hieraan niet in de weg staan.

Ten slotte kunnen wij jouw persoonsgegevens verwerken omdat er een wettelijke verplichting op ons rust.

Wanneer wij geen beroep kunnen doen op voornoemde grondslagen, kunnen wij je om toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Je hebt het recht gegeven toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

Wij verwerken als verwerkingsverantwoordelijke in beginsel geen bijzondere persoonsgegevens. Als wij toch bijzondere persoonsgegevens verwerken, verwerken wij deze enkel onder voorwaarde dat bij die uitvoering is voorzien in voldoende waarborgen

 

 

Met wie delen wij persoonsgegevens?

We kunnen uw persoonsgegevens delen met alle (dochter)vennootschappen die zijn aangesloten bij KONTEX.

We kunnen jouw persoonsgegevens delen met partijen die namens ons bepaalde diensten verlenen en namens ons persoonsgegevens verwerken. Zo gebruiken wij (de software van) een externe partij om de website te hosten, nieuwsbrieven te versturen en om te voldoen aan onze administratieve verplichtingen. Ook kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met een externe partner die namens ons de bestelling levert, bijvoorbeeld de pakketdienst.

Indien nodig geven wij uw persoonsgegevens door aan (beoogde) rechtsopvolgers om onze dienstverlening geheel of gedeeltelijk voort te zetten. In overeenstemming met de toepasselijke wetgeving doen wij er alles aan om u op gepaste wijze te informeren over de overdracht van persoonsgegevens aan derden.

In bepaalde gevallen zullen we uw persoonsgegevens delen met professionele adviseurs die optreden als verwerkers of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, waaronder advocaten, bankiers, accountants en verzekeraars die ons advies-, bank-, juridische, verzekerings- en boekhoudkundige diensten verlenen en in de Mate waarin wij wettelijk verplicht zijn persoonsgegevens door te geven of indien wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben.

Ten slotte kunnen we uw persoonsgegevens doorgeven aan de relevante autoriteiten. Uw persoonsgegevens kunnen alleen ter beschikking worden gesteld aan autoriteiten zoals toezichthouders, belastingautoriteiten en opsporingsautoriteiten als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, bijvoorbeeld op verzoek van de politie bij fraude of illegale activiteiten.

Wanneer wij een verwerker inschakelen sluiten wij een verwerkersovereenkomst met deze partij, zodat zij contractueel verplicht zijn om op een zorgvuldige wijze met jouw persoonsgegevens om te gaan.

Worden jouw persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?

Jouw persoonsgegevens worden in beginsel uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. Wij kunnen gebruik maken van hosting partijen die buiten de EER zijn gevestigd. Wij nemen in voorkomende gevallen maatregelen de doorgifte van persoonsgegevens te legitimeren, bijvoorbeeld door een doorgifte overeenkomst te sluiten gebaseerd op de Standard Contractual Clauses.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor jouw persoonsgegevens worden verwerkt. De bewaartermijn die wij hanteren is afhankelijk van het doel waarvoor wij jouw persoonsgegevens verwerken, en of er specifieke wettelijke of contractuele bewaarplichten op ons rusten.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen worden jouw persoonsgegevens verwijderd. Als technische redenen ons verhinderen gegevens volledig uit onze systemen te verwijderen, treffen wij passende maatregelen om verder gebruik van die gegevens te voorkomen.

Jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens

Als jouw persoonsgegevens worden verwerkt, heb je verschillende rechten. Door deze rechten kun je (beter) inzicht krijgen in de persoonsgegevens die wij van jou hebben opgeslagen hoe met deze gegevens wordt omgegaan.

Jouw rechten zijn:

Recht op inzage: je kunt een verzoek aan ons richten om een overzicht en/of inzage te krijgen van de persoonsgegevens die wij van je verwerken.

Recht op correctie en aanvulling: indien er aantoonbare fouten staan in je persoonsgegevens of ze zijn onvolledig, kun je vragen om correctie of aanvulling van de gegevens.

Recht om ‘vergeten te worden’: je kunt verzoeken om je persoonsgegevens te verwijderen uit de bestanden van COLENIS. Hieraan zitten wel beperkingen (bijvoorbeeld op basis van de belastingregels).

Recht op beperking van de verwerking van je persoonsgegevens: in bepaalde gevallen kun je COLENIS verzoeken om tijdelijk te stoppen met de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Recht op overdraagbaarheid van je gegevens: je kunt in bepaalde gevallen een verzoek doen om je persoonsgegevens over te dragen aan een door jou aangegeven instantie. Het gaat hierbij alleen om gevallen waarin COLENIS jouw gegevens verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van jouw expliciete toestemming.

Recht op verzet/bezwaar tegen verwerking van je persoonsgegevens: je kunt in bepaalde situaties bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Deze rechten zijn niet absoluut. In sommige gevallen kunnen wij niet aan het verzoek voldoen, bijvoorbeeld omdat een wettelijke verplichting zich hiertegen verzet. In voorkomend geval informeren wij je hierover.

Als je een beroep wilt doen op een van deze rechten kun je contact opnemen met ons via info@colenis.com. Wij streven ernaar binnen vier weken gehoor te geven aan jouw verzoek. Dit is afhankelijk van de complexiteit van je verzoek.

Jouw voorkeuren voor e-mailmarketing berichten

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken met het doel om marketingberichten te versturen, kun je jouw ontvangst van marketingberichten die geen verband houden met jouw bestelling met COLENIS beheren door onderaan de marketing-e-mails op ‘Afmelden’ te klikken.

Wij willen je erop wijzen dat het afmelden voor marketingberichten je niet afmeldt voor belangrijke zakelijke berichten die verband houden met jouw huidige relatie met ons, zoals berichten over jouw abonnementen of evenementinschrijvingen, dienstberichten en beveiligingsinformatie.

Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Wij nemen voorzorgsmaatregelen – waaronder organisatorische, technische en fysieke maatregelen – om de persoonsgegevens die wij verwerken of gebruiken te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking of toegang. Deze maatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau gelet op de soorten van verwerking en de aard van de te beschermen persoonsgegevens.

Je bent zelf verantwoordelijk voor het beschermen van jouw wachtwoord, het beperken van de toegang tot jouw apparaten en het afmelden van onze websites na jouw sessies.

Wijzigingen in dit Privacy Statement

Ons Privacy Statement kunnen wij van tijd tot tijd wijzigen. Op de eerste pagina van ons Privacy Statement staat de datum van de laatste wijziging vermeld. Op onze website www.illahome.comkan je altijd de laatste versie van het Privacy Statement inzien.

Cookies bij COLENIS

Wanneer je een website van COLENIS bezoekt, deelt COLENIS cookies aan je uit. Niet voor bij de koffie, maar cookies zijn kleine (tijdelijke) tekstbestanden die bedoeld zijn voor je PC. Deze tekstbestanden (cookies) zorgen er bijvoorbeeld voor dat jouw voorkeuren worden onthouden.

Ook kunnen we met cookies zien hoe jij onze website gebruikt, zodat we onze website functioneel beter kunnen maken en kunnen aanpassen aan jouw behoeftes. Tevens gebruiken we deze cookies voor marketingdoeleinden. Je kunt zelf bepalen of je gebruik wil maken van cookies. Je kunt deze bijvoorbeeld uitschakelen via de instellingen van je browser. Wanneer je jouw cookies uitschakelt is het helaas wel mogelijk dat we je niet optimaal kunnen helpen en dat de webshop niet optimaal werkt.

Omdat wij jouw privacy willen waarborgen én de gebruiksvriendelijkheid van je bezoek(en) aan onze webshop willen verbeteren, vinden wij het belangrijk dat je weet hoe en waarom wij cookies gebruiken. Hieronder geven wij je zoveel mogelijk informatie over het gebruik van deze technieken, waaronder cookies door COLENIS. Hier kun je ook jouw cookie instellingen beheren.

Welke cookies gebruiken wij?

Functionele cookies

Functionele cookies zijn noodzakelijk voor gebruik van onze website. denk hierbij aan cookies die ervoor zorgen dat je kunt inloggen met je eigen inloggegevens en cookies die ervoor zorgen dat je reviews kunt achterlaten. Maar ook cookies die zorgen dat je producten kunt toevoegen aan je winkelmandje. Kortom, cookies die je nodig hebt voor functioneel gebruik.

Analyserende cookies

Door analyserende cookies te gebruiken, kunnen we je online winkelervaring verbeteren. Met deze cookies verzamelen wij, met hulp van derden, informatie over hoe je onze webwinkel gebruikt. Door dit gebruik te meten, kunnen we onze webshop verbeteren. Met deze cookies doen we kennis op over bijvoorbeeld welke pagina’s je bezoekt met behulp van Google Analytics.

Marketingcookies

Marketingcookies helpen ons om de website persoonlijk te maken en zorgen ervoor dat je bijvoorbeeld geen aanbiedingen mist van een product waar je naar op zoek bent. Deze aanbiedingen doen we op basis van je online surf-, zoek- en koopgedrag. Zo kunnen we bijhouden welke advertenties je al hebt gezien, hoe vaak je een advertentie hebt gezien, of je op een advertentie klikt en of je na het klikken op de advertentie een bestelling plaatst.

Niet-geclassificeerde cookies

Niet-geclassificeerde cookies zijn cookies die we nog aan het classificeren zijn, samen met de aanbieders van afzonderlijke cookies.

Onderaan deze pagina hebben wij een overzicht opgenomen van alle cookies.

Sociale media-functies

Onze websites kunnen gebruik maken van sociale media-functies, zoals de ‘Vind-ik-leuk’-knop van Facebook, de ‘tweet’-knop van Twitter en vergelijkbare widgets waarmee je kunt delen (‘Sociale media-functies’). Je kunt de optie krijgen van zulke Sociale media-functies om informatie over jouw activiteiten op een website te delen op je profielpagina. Deze optie wordt aangeboden door een extern sociale media-netwerk om met anderen te delen binnen jouw netwerk.

Sociale media-functies worden ofwel door het betreffende sociale media-netwerk of direct op onze website beschikbaar gesteld. Voor zover Sociale media-functies door het betreffende sociale media-netwerk worden gefaciliteerd en je hierop klikt vanaf onze website, kan het betreffende sociale media-netwerk informatie ontvangen die laat zien dat jij onze website hebt bezocht. Als je op jouw sociale media-account bent ingelogd, kan het zijn dat het betreffende sociale media-netwerk jouw bezoek aan onze websites kan verbinden aan jouw sociale media-profiel.

Als je wil weten hoe jouw persoonsgegevens worden gebruikt door de bedrijven die de Sociale media-functies aanbieden, dan kun je dit lezen in het privacy statement van de betreffende aanbieder.

Bewaartermijnen en verwijdering van cookies

COLENIS bewaart de cookies niet oneindig. Aan alle cookies zit een houdbaarheidsdatum. Dit betekent dat ze na een bepaalde periode automatisch verlopen en geen gegevens meer verzamelen. De meeste cookies van COLENIS verdwijnen als je de browser sluit. Hoe lang een cookie wordt bewaard, kun je zien in het cookieoverzicht onderaan deze pagina.

Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om de cookies handmatig te verwijderen. Zie hiervoor de handleiding van de door jouw gebruikte browser.

Jouw cookievoorkeur

Wij maken alleen gebruik van marketingcookies. Door toestemming te verlenen, passen wij je online winkelervaring aan, aan jouw voorkeuren. Zo krijg je advertenties te zien van producten waar wij denken dat je zeker interesse in hebt.

Hoe je cookies uit kan schakelen of verwijderen staat hier uitgelegd: